Règlement interieur
Le texte suivant est une traduction du Néerlandais. En cas d’imprécisions ou de discussions, ce sera le texte original qui fera foi.
CHAPITRE 1. –Dispositions générales.
Art. 1. Les dispositions reprises dans ce règlement d'ordre intérieur complètent les descriptions des statuts et sont valables pour tous les membres, tant effectifs qu’adhérents.
Art. 2. Lorsqu’il sera fait mention, plus bas dans ce règlement ‘petits groupes d’intérêts au sein de l’association’ nous pensons à: l’orientation d’élevage de chevaux de dressage, le stud-book du Cheval d’Attelage, le stud-book du Poney de Selle Belge, le stud-book Belge du poney Connemara, le stud-book Belge du poney Dartmoor.
ou
les membres et les membres actifs avec des chevaux ou poneys enregistrés sur leur nom et qui tombent sous une des catagories repris au-dessus.
CHAPITRE 2. – Membres et affiliation
Généralités
Art. 3. Selon l'article 5 des statuts, l'association se compose de membres effectifs et membres adhérents. Dans le groupe des membres adhérents, la distinction est faite entre les membres actifs et inactifs. Les membres effectifs reçoivent pleinement l’adhésion de l’association. Les membres adhérents bénéficient des services de l’association. Les membres adhérents actifs bénéficient d’un droit de vote lors des élections quinquennales et de cette façon, ils influencent la composition des organes directeurs.
Art. 4. Pour les nouveaux membres, tant effectifs qu’adhérents, l’aval de l'Administration est requis.
Art. 5. Les membres étalonnier sont ceux qui répondent aux conditions des membres adhérents au nom desquels les documents d’un carnet de saillie d’un étalon approuvé par le BWP sont établis. Sont considérés comme tels: le gestionnaire, l’administrateur, le directeur ou les personnes qui se rapportent à une société exploitant des étalons reproducteurs admis au BWP et étant enregistrés ou domiciliés à la même adresse.
Art. 6. L’absence sans motif à trois Assemblées Générales consécutives, est, comme mentionné dans les statuts, considérée comme étant une raison supplémentaire à un congédiement automatique en tant que membre effectif (licenciement de plein droit).
Art. 7. Toute personne propriétaire d’un ou plusieurs chevaux ou poneys enregistrés ou inscrits dans une des sections ou classes des stud-books gérés par l’association, peut être membre adhérent actif.
Sont considérés comme faisant partie du groupe des membres adhérents inactifs, toute personne payant la cotisation établie mais qui ne possèdent plus aucun cheval ou poney enregistré ou inscrit à son nom dans une des sections ou classes des stud-books gérés par l’association.
Art. 8. Le montant de la cotisation pourra, après décision de l'Administration, être indexé annuellement. Les éleveurs possédant à leur nom, un produit inscrit dans le stud-book ou dans le livre des poulains, peuvent se voir réclamer des frais d’inscriptions. Le Conseil d’Administration peut également réclamer une contribution spéciale aux étalonniers.
Art. 9. Sauf dispositions contraires, les membres adhérents sont pris en considération dès réception de leur cotisation. Il est toutefois possible d’effectuer le paiement de la cotisation à l’aide d’une domiciliation. Le paiement de la cotisation donne droit à une carte de membre délivrée par l’association
Art. 10. L’affiliation est valable jusqu’au moment de sa résiliation. Deux mois avant le début d’une nouvelle période d’adhésion, le membre adhérent reçoit un avis de renouvellement automatique, sur lequel figure également le montant de l’adhésion. Sauf renonciation, par une simple notification, au moins un mois avant le début de la nouvelle période d'adhésion, le membre s’engage à renouveler son adhésion.
Art. 11. Les membres adhérents peuvent bénéficier de tous les services et des avantages offerts par l’association.
En particulier, ils peuvent demander l'enregistrement ou l'admission de leurs chevaux/poneys qui remplissent les conditions dans la classe ou le registre correspondant et ils peuvent participer aux expertises, concours d'élevage et autres initiatives pour chevaux ou poneys organisées par l'association. Ceci sans discrimination, même pas sur la base du pays d'origine des chevaux ou poneys. En demandant l'enregistrement d'un cheval ou d'un poney (enregistrement à la naissance), la personne qui demande l'enregistrement déclare que l'enregistrement n'a pas été fait ou ne sera pas fait auprès d'un autre stud-book.
Actuellement, l'adhésion est valable pour une année civile. Il est possible que la formule soit revue et que l’adhésion soit effective au moment du paiement de celle-ci. Dans cette situation, les avantages des membres seront acquis après réception du paiement de la cotisation. Les avantages limités dans le temps, comme l’abonnement à EquiTime, seront acquis après réception du paiement de la cotisation. Pour ce type de service, la prestation débute donc au moment de la réception du paiement et aucun droit de rétroactivité n’est prévu.
Art. 12. Les comités régionaux peuvent demander au Conseil d'Administration l’exclusion des membres adhérents qui agissent à l’encontre des décisions de l’association ou de l'intérêt de l’élevage. Le membre adhérent dont l’exclusion est demandée, sera entendu avant qu’une décision soit prise.
CHAPITRE 3. - Les mandataires et les délégués aux organes directeurs
Art. 13. Une même personne, peut au maximum exercer un mandat durant deux périodes de 5 ans au sein de l'Administration, d’une des commissions du stud-book ou de la commission des étalonniers.
Art. 14. Suite à la libération d’un poste pendant la durée d’un mandat, l’organe mandataire propose au Conseil d’Administration un remplaçant pour achever le mandat. Le remplacement prendra effet au moment de l’approbation par le Conseil d'Administration. Dans ce cas de figure, l’achèvement du mandat visé n’est pas considéré comme premier mandat de cinq ans comme décrit dans la phrase précédente.
Art. 15. Après trois absences consécutives sans excuse à une réunion d’un organe directeur dont le mandataire est membre, le conseil concerné peut révoquer le mandat et proposer un remplaçant qui achèvera le mandat au Conseil d’Administration.
Art. 16. Il est attendu des mandataires et des délégués qu’ils s’engagent et jouent leur rôle correctement. Des présidents, il est attendu, qu’ils prennent les initiatives qui sont attendues d’eux. Le Conseil d’ Administration suit activement l’engagement des mandataires. En cas d’engagement insuffisant, un terme peut être mis au mandat et un remplaçant peut être désigné.
CHAPITRE 4. – Les niveaux d'action et de leurs organes directeurs
Les régions
Domaine et division des membres
Art. 17. Afin de tisser des liens étroits entre les membres adhérents et de stimuler la vie de l’association au sein des éleveurs du stud-book, le Conseil d’Administration a regroupé les membres adhérents par régions.
Art. 18. Le Conseil d’Administration détermine le domaine d’action des régions. La liste complète des régions est reprise à la fin du règlement. Le Conseil d’Administration décide, en consultation avec les régions concernées de tout ce qui concerne la délimitation du domaine des régions: modifications des frontières, scissions et fusions ..... Les régions peuvent faire des propositions à cet égard. En ce qui concerne le classement par région, le Conseil d’Administration prévoit des exceptions.
Tâche.
Art. 19. Les comités régionaux veilleront, en collaboration et en consultation avec l’association et au sein de leur domaine d’action, de promouvoir l’élevage des races des stud-books gérés par l’association, de représenter les intérêts des membres adhérents et se stimuler la vie associative.
Pour cela, en consultation avec l’association, ils seront principalement chargés de l’organisation des championnats régionaux ainsi que de diverses activités au sein de leur région ; ils devront également organiser des réunions de réflexion ou d’étude, organiser des cours afin d’apporter aux membres adhérents plus de connaissances au point de vue de la sélection et du travail réalisé par le stud-book, du cheval en lui-même, de son alimentation et de ses soins et étudier les problèmes, propres à la région, en matière d’élevage. De plus, les comités régionaux devront apporter leur soutien aux activités provinciales et nationales.
Ils assurent un rôle dans les élections quinquennales. Le comité régional est formé par les membres de la région et il est impliqué dans la composition des organes directeurs nationaux du BWP.
L’assemblée quinquennale et les élections.
Art. 20. Tous les cinq ans, tous les membres sont invités à l’assemblée au cours de laquelle les élections sont organisées. L’ordre du jour pour cette réunion peut également contenir d’autres éléments.
Lors du point prévu à l’agenda relatif aux élections, le nouveau comité régional est formé. Il est constitué d’au moins 6 membres et de maximum 15 membres. Dans la composition du comité, il faut que soit assurée la représentation des éleveurs de toutes les races dont l’association gère les stud-books et des étalonniers. Tous les membres adhérents actifs d’une région peuvent poser leur candidature afin de faire partie du futur comité, les membres sortants du comité y compris.
Afin de parvenir à former le futur comité, des élections sont, en principe, prévues. Celles-ci peut être levées, s’il y a moins de candidats que de mandats à remplir.
Art. 21. Les membres sont invités à l’assemblée par le comité. La convocation est faite par l’intermédiaire d’une simple invitation. L’invitation reprend l’ordre du jour. L’assemblée sera également annoncée autant que possible par le biais des moyens de communication du BWP national.
Art. 22. Le président sortant du comité, gère l’assemblée quinquennale et les élections, ou en en cas d’absence de celui-ci, cette fonction revient au membre le plus âgé du comité. Le président de l'assemblée désigne un secrétaire et deux scrutateurs.
Art. 23. Tout membre adhérent actif présent possède une voix.
Art. 24. Un procès-verbal de l’assemblée, signé par le président, le secrétaire et les membres qui le souhaitent est dressé. Une copie de celui-ci doit être envoyée au secrétariat national.
Les assemblées ordinaires des membres
Art. 25. Outre l’assemblée quinquennale avec les élections, les comités régionaux organisent également des assemblées ordinaires des membres.
Lors de l’assemblée des membres, le comité régional ne peut soumettre à décision que des questions propres au fonctionnement du comité régional.
Comité/conseil.
Art. 26. Le comité est à la tête de la région.
Lorsqu’un mandat se libère, le comité peut nommer un remplaçant.
Art. 27. Le comité choisit parmi ses membres un président. Celui-ci sera également le mandataire de la région lors de l’Assemblée Générale BWP et le premier mandataire régional au sein du comité provincial. Le comité choisit également un secrétaire et un trésorier, ceux-ci ne doivent pas nécessairement être des membres du comité. S’ils ne sont pas membres du comité, ils n’ont aucun droit de vote.
Art. 28. Le comité nomme ses représentants qui, en plus du président régional feront partie du comité provincial. Avant que ne soient complétés les mandats des régions au sein du comité provincial, les présidents régionaux s’engagent à effectuer une consultation provinciale afin que soient représentés de façon appropriée les différents groupes cibles de l'association (les propriétaires de jument et les étalonniers des petites races, des représentants de l’option dressage chez les chevaux, ...)
Art. 29. Le comité se réunit sur invitation du président ou à la demande d’au moins trois membres. Les membres de l'Administration de l’association qui vivent dans la région sont invités d’office à la réunion du comité. Un représentant du BWP nationale peut toujours assister aux réunions. Le président peut, à tout moment, inviter d’autres personnes qui peuvent être utiles pour la région. Ces personnes et ceux qui sont invités d’office n’ont aucun droit de vote.
Art. 30. Le comité fixe l’ordre du jour de l’assemblée quinquennale et des élections ainsi que de l'assemblée des membres. Il exécute les décisions qui y sont prises.
Il gère les biens de la région et donne, au Conseil d’ Administration, un compte-rendu des entrées et des dépenses.
Il organise en collaboration avec l’association les championnats; plus spécifiquement il en assure la préparation et le financement.
Contribution.
Art. 31. Le comité régional peut, en consultation avec le Conseil d’Administration apporter une contribution supplémentaire qui bénéficie directement son propre fonctionnement.
Contrôle financier.
Art. 32. L’Association a, à tout moment, le droit de vérifier la trésorerie et les comptes du comité régional et ceci par l’intermédiaire de son représentant.
Le comité provincial
Art. 33. Le comité provincial a comme fonction de coordonner le travail entre les différentes régions; de stimuler la vie associative et les activités provinciales; et d’assurer la participation de la province aux activités nationales.
Le comité provincial à la compétence de servir de médiateur en cas de différents concernant les limites territoriales entre les régions, il donne à ce sujet son avis au Conseil d’Administration. Les comités locaux et provinciaux peuvent être considérés comme représentants pour l’attribution des subventions, des primes, des donations et autres. C’est au sein du comité provincial qu’est déterminé quelle région sera responsable pour les activités et le soutien aux diverses races moins représentatives présentent au sein de la province. En ce qui concerne la composition des organes directeurs, le comité provincial désigne un de ses membres qui exercera un mandat au sein de l'Administration. Ce ne doit pas être nécessairement le président. En outre, le comité provincial propose au Conseil d’Administration le nom du candidat ou des candidats pour exercer le mandat que possède la province au sein de la commission zootechnique des chevaux d’obstacle, de la commission zootechnique des chevaux de dressage, de la commission zootechnique des poneys. Il est possible de proposer des candidats qui ne sont pas membres du comité provincial. Le comité provincial tiendra compte au moment de choisir les candidats des critères de compétence et de spécialisation.
Art. 34. En Flandres, les descriptions territoriales des provinces BWP se calquent sur les provinces administratives. La Wallonie est considérée dans son ensemble comme étant une province BWP
Art. 35. Le Comité Provincial BWP compte un maximum de 15 membres. Il est reconstruit lors des élections quinquennales. Pour cela, chaque région désigne, en plus du président régional, un nombre équivalent de délégués que celui du comité provincial sortant. Afin d’assurer une bonne représentation des différents groupes cibles au sein de l’association, une concertation entre les présidents des régions est organisée avant à la mise en œuvre des mandats.
Art. 36. Le Comité Provincial choisit parmi ses membres un président. Il peut éventuellement choisir un secrétaire et un trésorier qui ne doivent pas obligatoirement être membres du comité. S’ils ne sont pas membres du comité, ils n’ont aucun droit de vote.
Le Conseil d’Administration.
Art. 37. Lors des élections quinquennales, chaque province détermine un délégué qui exercera un mandat au sein de l'Administration. Les présidents de la commission zootechnique des chevaux d’obstacle, de la commission zootechnique des poneys et de la commission des étalonniers sont les autres mandataires siégeant au Conseil d’Administration. En fonction du contenu d’un portefeuille ou l’absence d’une compétence particulière, en plus des neuf mandataires ci-dessus, une personne sera cooptée. Après nomination par l’assemblée générale, les mandataires et l’éventuelle personne cooptée forment le Conseil d’Administration.
Art. 38. Les mandataires des provinces décident de la mise en œuvre des mandats des éleveurs au sein des commissions du stud-book. Ils se basent pour cela sur la liste des candidatures.
Art. 39. Les membres du bureau élisent le président et éventuellement un vice-président du BWP. Le président doit provenir d'un des mandataires des provinces. Le président du BWP préside les réunions du conseil d'administration.
Art. 40. Le Conseil d’Administration définit les domaines de gestion et en partage la responsabilité entre les membres du Conseil d’Administration. Les domaines possibles: politiques d’élevage, marketing, promotion et communication, finances, fonctionnement de l’association, activités nationales et internationales, administration et secrétariat ....
Art. 41. Les compétences de l'Administration sont déterminées dans les statuts. L’énumération ci-dessous donne les accents concrets de son fonctionnement:
- L’approche des points de travail par domaine (association, promotion, marketing, sélection…) s’effectue sur base d’un plan à long terme (5 ans, ....) divisé en phases d’aspects à réaliser.
- Un accent particulier est mis sur la réalisation des points relevant de la politique de gestion, le suivi de la politique d’élevage et le suivi du budget.
- Superviser le fonctionnement des commissions et des groupes de travail.
- Superviser le travail du secrétariat, y compris la nomination - le licenciement du secrétaire et du personnel.
- Le Conseil d’Administration est le seul organe directeur qui peut représenter formellement à l’extérieur le BWP, et conclure avec des tiers des accords ayant un caractère contraignant et un impact sur l’association.
- La désignation des mandats externes (confédération, WBFSH ...) est effectué par le Conseil d’Administration et ce parmi les membres de l'Administration.
- Prendre les décisions concernant les activités, le marketing et les affaires efférentes.
L’Assemblée Générale.
Art. 42. L’Assemblée générale comprend tous les membres actifs. En référence à l’article 6 des statuts, la désignation 4 et le troisième marquage, les personnes suivantes désignées lors des élections périodiques qui peuvent être acceptées par le conseil d’administration en tant que membre actif sont:
- les présidents régionaux élus,
- les présidents provinciaux qui ne sont pas présidents régionaux;
- les mandataires de l'Administration qui ne sont pas présidents régionaux;
- les mandataires des petits groupes cibles pour lesquels il n’existe pas encore de membre actif.
Art. 43. Un membre peut se faire représenter par procuration par un autre membre.
Art. 44. L’Assemblée Générale fonctionne sur base de la formule de la conférence. Les thèmes sont discutés en substance et il est ainsi possible d’y inviter des conférenciers, des experts. L’Assemblée Générale s’acquitte du rôle formel tel qu’il est défini pour les associations sans but lucratif.
Art. 45. L'assemblée générale est présidée par le président du BWP ou, en son absence, dans cet ordre, par le vice-président ou par le membre le plus âgé présent.
CHAPITRE 5. – Commissions et groupes de travail.
Généralités
Art. 46. Le Conseil d'Administration peut nommer des comités et des groupes de travail pour traiter des aspects du fonctionnement.
Pour le fonctionnement du Belgische Rijpony, le Comité du stud-book du poney a la possibilité de créer des groupes de travail à tout niveau souhaité et avec une mission organisationnelle, à caractère stratégique ou par projet et une combinaison de ces missions. Les propositions ou décisions du (des) groupe (s) de travail sont des recommandations au Stud-book des poneys. Ce comité soumet les propositions avec lesquelles il donne son accord au Conseil d'Administration du BWP pour décision.
Art. 47. Les commissions en titre sont composées lors des élections quinquennales.
Art. 48. Dans son approche des points d’action décidés, lors de sa mise en œuvre, chaque commission détermine un plan d’action de 5 ans, divisé en phases à réaliser.
La commission zootechnique des chevaux d’obstacle
Art. 49. La commission zootechnique des chevaux d’obstacle est composée de:
- un éleveur mandaté par province
- représentant de l’ensemble du groupe des étalonniers.
Le collaborateur du secrétariat responsable de la politique d’élevage fait partie de la commission, mais n’a pas de droit de vote. En fonction de l’ordre du jour, le président du jury des étalons et le vétérinaire du stud-book peuvent être invité à assister à la réunion.
Art. 50. La commission zootechnique des chevaux d’obstacle choisit parmi ses membres un président qui se voit de ce fait mandaté au Conseil d’Administration.
Art. 51. La commission zootechnique désigne son délégué à la commission des étalonniers.
Art. 52. La commission zootechnique des chevaux d’obstacle est responsable de la politique et de la technique d’élevage pour l’option obstacle du stud-book du Cheval de Sang Belge. En fonction de l’amélioration de la qualité et de la santé, les critères de sélection et les systèmes mis en place sont constamment développés; les juges sont recrutés, soutenus formés et, la recherche scientifique est suivie afin d’adapter ses résultats dans le mode de fonctionnement.
Art. 53. Le mandat de la commission zootechnique des chevaux d’obstacle est ample. Elle définit la politique et la technique d’élevage selon des perspectives à long terme qui ont été soumises au Conseil d’Administration et approuvées par celui-ci. Le Conseil d’Administration surveille la cohérence avec la politique générale de l'association et la mise en œuvre de la politique et du fonctionnement de la commission zootechnique. .
La commission zootechnique des chevaux de dressage
Art. 54. La commission zootechnique des chevaux de dressage est composée de:
- un éleveur mandaté par province
- le président de la commission zootechnique des chevaux d’obstacle
- représentant de l’ensemble du groupe des étalonniers.
Le collaborateur du secrétariat responsable de la politique d’élevage fait partie de la commission, mais n’a pas de droit de vote. En fonction de l’ordre du jour, le président du jury des étalons et le vétérinaire du stud-book peuvent être invité à assister à la réunion.
Art. 55. La commission zootechnique des chevaux de dressage choisit parmi ses membres un président.
Art. 56. La commission zootechnique des chevaux de dressage est responsable de la politique et de la technique d’élevage pour l’option dressage du stud-book du Cheval de Sang Belge. En fonction de l’amélioration de la qualité et de la santé, les critères de sélection et les systèmes mis en place sont constamment développés; les juges sont recrutés, soutenus formés et, la recherche scientifique est suivie afin d’adapter ses résultats dans le mode de fonctionnement.
Art. 57. Le mandat de la commission zootechnique des chevaux de dressage est ample. Elle définit la politique et la technique d’élevage selon des perspectives à long terme qui ont été soumises au Conseil d’Administration et approuvées par celui-ci. Le Conseil d’Administration surveille la cohérence avec la politique générale de l'association et la mise en œuvre de la politique et du fonctionnement de la commission zootechnique.
La commission zootechnique des poneys
Art. 58. La commission zootechnique des poneys est composée de:
- un éleveur mandaté du stud-book du Poney de Selle Belge par province
- 1 représentant de l’ensemble du groupe des étalonniers,
- une personne mandatée du stud-book Belge du poney Connemara,
- une personne mandatée du stud-book Belge du poney Dartmoor.
Le collaborateur du secrétariat responsable de la politique d’élevage fait partie de la commission, mais n’a pas de droit de vote. En fonction de l’ordre du jour, le président du jury des étalons des races de poneys et le vétérinaire du stud-book peuvent être invité à assister à la réunion.
Art. 59. La commission zootechnique des poneys choisit parmi ses membres un président qui se voit de ce fait mandaté au Conseil d’Administration.
Art. 60. La commission zootechnique des poneys est responsable de la politique et de la technique d’élevage pour les races de poneys dont l’association gère les stud-books. En fonction de l’amélioration de la qualité et de la santé, les critères de sélection et les systèmes mis en place sont constamment développés; les juges sont recrutés, soutenus formés et, la recherche scientifique est suivie afin d’adapter ses résultats dans le mode de fonctionnement.
Art. 61. Le mandat de la commission zootechnique des poneys est ample. Elle définit la politique et la technique d’élevage selon des perspectives à long terme qui ont été soumises au Conseil d’Administration et approuvées par celui-ci. Le Conseil d’Administration surveille la cohérence avec la politique générale de l'association et la mise en œuvre de la politique et du fonctionnement de la commission zootechnique.
La commission des étalonniers
Art. 62. La commission des étalonniers est composée d’un étalonnier mandaté par province, désigné par les étalonniers et d’un éleveur mandaté par la commission zootechnique des chevaux d’obstacle. Le collaborateur du secrétariat responsable de la politique d’élevage fait partie de la commission, mais n’a pas de droit de vote. En fonction de l’ordre du jour, le président du jury des étalons et le vétérinaire du stud-book peuvent être invités à assister à la réunion.
Art. 63. La commission des étalonniers choisit parmi ses membres un président qui se voit de ce fait mandaté au Conseil d’Administration.
Art. 64. La commission des étalonniers représente les intérêts des étalonniers dans la politique et la technique d’élevage pour les races dont l’association gère les stud-books et leurs éventuelles options d’élevage distinctes. Elle suit en fonction de l’amélioration de la qualité et de la santé, ce qui concerne les critères de sélection et les systèmes mis en place ; le recrutement, le soutien et la formation les juges, la recherche scientifique. Via leurs représentants dans les autres organes directeurs, les étalonniers défendent leurs points de vue.
La commission des étalonniers BRp
Art. 65. Le comité des étalonniers du Poney de Selle Belge est composé d'étalonniers ayant enregistré un étalon poney auprès du Brp. Le président du comité national du poney est un membre permanent, cependant sans droit de vote. Selon l'ordre du jour, le président du jury des étalons poney ou le vétérinaire du stud-book peuvent être invités à suivre la réunion.
Art. 66. Le comité des étalonniers du Poney de Selle Belge choisit un président parmi ses membres, qui est ainsi le mandaté pour le comité national du poney Brp.
Art. 67. Le comité des étalonniers du Poney de Selle Belge défend les intérêts des étalonniers BRp et est le porte-parole direct envers le comité national du poney et, par ce biais, du Conseil d'Administration.
CHAPITRE 6. – Membres du Jury et des commissions de l’expertise des étalons.
Art. 68. Les membres de la commission zootechnique ne peuvent pas faire partie des commissions l’expertise des étalons/ jury des étalons.
Art. 69. Les commissions de l’expertise des étalons sont chargées de gérer la politique d’évaluation, comme celle-ci a été définie par les organes directeurs et les commissions compétents.
